La definición más concreta de los metadatos es “datos acerca de los datos” y sirven para suministrar información sobre los datos producidos. Los metadatos consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos.

Los Metadatos permiten a una persona ubicar y entender los datos, incluyen información requerida para determinar qué conjuntos de datos existen para una localización geográfica particular, la información necesaria para determinar si un conjunto de datos es apropiado para fines específicos, la información requerida para recuperar o conseguir un conjunto ya identificado de datos y la información requerida para procesarlos y utilizarlos.

Los Metadatos proveen un inventario estandarizado de los datos georreferenciados existentes en una organización, proveen un gran potencial para usuarios que buscan cerciorarse si un dato o conjunto de datos georreferenciados son apropiados para su necesidad o si necesitan localizar datos en bases de datos de diferentes organizaciones.

La generecaión de Metadatos no solo es aplicable a la información digital, también debe aplicarse a cualquier conjunto de datos independientemente del soporte en el cual se encuentren, ya que ello puede facilitar su localización, y así, agregarle un valor añadido a la información histórica con la que cuenta una entidad.

Los metadatos de información georreferenciada con que cuenta una organización, o un País, constituyen elementos centrales de sus Infraestructuras de Datos Espaciales, pues solo a través de éstos es posible conocer las características de los datos georreferenciados existentes, buscarlos y seleccionar los datos que se necesitan.

A través de los metadatos, se pueden responder las siguientes preguntas para saber si un conjunto determinado de datos se ajusta a nuestras necesidades:

  • ¿Dónde se originó?
  • ¿Qué pasos se siguieron para crearlo?
  • ¿Qué atributos contiene?
  • ¿Cómo están proyectados los datos?
  • ¿Qué área geográfica cubre?
  • ¿Cómo obtener la información completa?
  • ¿Cuánto cuesta?
  • ¿Con que persona se puede contactar para obtener una copia?, etc.

Rol y función de los Metadatos.

Las funciones principales de los metadatos son: (Gayatri y Ramachandran (2007) y Kate Beard (1996)) 

  • Búsqueda: los metadatos deben proporcionar suficiente información, bien para descubrir si existen datos de interés dentro de la colección de datos disponibles, o simplemente, para saber que existen.
  • Recuperación: los metadatos deben proporcionar información a los usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés. La analogía con una biblioteca consistiría en el procedimiento a seguir para sacar un libro.

El componente que recupera los datos desde el metadato puede ser tan simple como proporcionar un URL que identifique la localización de un conjunto de datos digitales, o tan complejo como para cubrir cuestiones de seguridad o realizar una transacción financiera para poder acceder a la información (compra en línea).

En este sentido, también se considera la “función recuperación” a aquella información que describe cómo localizar fuera de línea los datos, la persona de contacto, los formatos de distribución de los datos o cualquier restricción de acceso a los datos, así como la información sobre los costes.

  • Transferencia: los metadatos deben facilitar la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas. Este componente incluiría información sobre el tamaño del conjunto de datos (y sus metadatos), la estructura tanto lógica como física de los datos y metadatos.
  • Evaluación: los metadatos deben considerar información que asista a los usuarios a determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación.
  • Archivo y conservación: los metadatos son una pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro (NISO, 2004).
  • Interoperabilidad: los metadatos facilitan la interoperabilidad, puesto que se han definido estándares de metadatos y existen protocolos compartidos para el intercambio de esta información. Protocolos como el Z39.50 o el CSW han ayudado en búsquedas simultáneas de datos en sistemas distribuidos.